就業規則の周知についてのアドバイス

こんにちは！
皆さんの会社では、就業規則をどこで、どのように保管されていますか。
手間や時間をかけて就業規則を作成しても、正しい方法で従業員へ「周知」ができていないと、就業規則は効力を発生しません。
では、会社はどのように就業規則を従業員へ「周知」をすればよいのでしょうか。

そこで今回は、「就業規則の周知」について、少し解説します。
就業規則は、就業規則を作成し、作成後に労働者代表から意見を聴取しただけでは、その効力は発生しないとされています。つまり、従業員へ周知しなければ、効力は発生しないのです。
なお、就業規則を新たに作成した場合のみならず、就業規則の内容を一部変更した場合にも周知が必要となりますので、忘れずに行いましょう。

となると、ここで気になるのが、従業員への周知方法です。
その具体的な方法として、次の３点が挙げられています。
①常時各作業場の見やすい場所に掲示する・備え付ける。
②書面で従業員へ交付する。
③磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずるものに記録し、かつ、各作業場に従業員が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する。

雇用契約書や労働条件通知書には、「就業規則を確認できる場所や方法」を記載する欄があります。この欄への記載について、問い合わせを受けることが多くあります。実際にあった例をご紹介します。

「就業規則は総務部の棚に保管する。閲覧の際には総務部部長へお声掛けください。」
この例では、作業場のどこに保管しているか明確になっているため、周知方法としては適切に思えます。ですが、この例にはひとつ問題があります。その問題は、「閲覧の際には総務部長へお声掛けください。」という部分です。
総務部部長が席を外していた場合、従業員は見たいと思うタイミングで確認することができません。
管理職の机の引き出しや特定の部署の者だけが使用している棚に保管しているようでは、「常時」確認できる場所に掲示・備え付けていることになりません。
就業規則を周知するために、常時確認できる状態を作るようにしましょう。

また、最近では、従業員全員が閲覧できる社内のファイルサーバーで保管する会社もあります。もちろん、この方法も就業規則の周知の方法として有効です。ペーパーレスにもつながる周知方法ですので、会社にも環境にも優しい周知方法ですね。

今回は、就業規則の周知について、解説をさせていただきました。
あすか社会保険労務士事務所 就業規則サポートセンターでは、就業規則の作成だけではなく、就業規則作成後の従業員への周知の方法や法改正後のアフターサポートまで対応いたします。

就業規則を作成したい等のご要望や就業規則の周知の方法についてご相談がありましたら、ご気軽にお問合せください。